¿Cómo diligenciar el cumplimiento?

Para ingresar el cumplimiento de una norma primero debemos acceder al módulo en concreto, es decir que si estamos trabajando en la matriz ambiental, debemos acceder a este módulo a través de cualquiera de las opciones listadas anteriormente para acceder a los módulos.

Esto nos llevará al módulo al cual debemos ingresar el cumplimiento.

Aquí podremos ver la matriz legal con la información de cada una de las normas y su estado de cumplimiento.

Para diligenciar el cumplimiento debemos movernos hasta el final de la matriz a la derecha y presionar el botón en forma de flecha azul. Este nos mostrará una ventana emergente compuesta por 2 secciones.

En el lado derecho de la ventana emergente es posible visualizar los campos que deben ser diligenciados para dejar constancia del cumplimiento. De dichos campos se destacan:

• Cumplimiento. Diligenciar el nivel de cumplimiento o la caracterización que se le va a dar al registro, los cuales pueden ser: Cumple, Cumple Parcialmente, No Cumple, Informativo y No Aplica.
• Documento soporte. Se tiene la posibilidad de cargar los archivos que soporten el cumplimiento normativo; se pueden subir todos los formatos con tal de que individualmente no superen 1GB de peso.
• Fecha siguiente verificación cumplimiento. En caso de que el cumplimiento de la obligación se deba hacer de manera periódica o deba ser revisada posteriormente, es posible establecer una fecha en la cual se remitir una alerta al correo electrónico de los usuarios, y por medio de la plataforma, para hacer el debido seguimiento.

Una vez diligenciada toda la información, se debe proceder a darle click en la parte inferior, al botón “Continuar”, para que quede guardada la información.

En el lado izquierdo de la ventana emergente es posible visualizar, inicialmente, la información del artículo al cual se le esta diligenciando el cumplimiento. En la parte superior izquierda, aparecen 3 pestañas:

• Información de la norma (vista inicial).
• Trazabilidad.
• Cumplimiento múltiple.

Trazabilidad

En la lista desplegable se pueden visualizar las fechas en las cuales se han diligenciado otros registros de cumplimiento sobre ese mismo artículo. Al seleccionar una fecha, en la parte inferior, será visible la información que fue diligenciada en esa fecha.

Cumplimiento múltiple

Esta funcionalidad permite que, con un solo diligenciamiento, con la misma información y documentos, se pueda dar por cumplidos varios artículos dentro de una misma norma. Al momento de seleccionar la pestaña serán visibles todos los artículos que le aplican a tu empresa dentro de la norma seleccionada. Para cada artículo se tendrá la posibilidad de ver cuál es la obligación relacionada y poder ser seleccionado para el cumplimiento; de igual forma es posible seleccionar y de-seleccionar todas las normas asociadas.